5 porad na efektywną pracę zdalną

Jak efektywnie pracować w domu? Czy home office może być w ogóle efektywny? To pytania, które często można przeczytać w internecie. Pracując od kilku lat zdalnie wyrobiłem w sobie kilka zasad oraz praktyk, które stosuję, by być bardziej produktywnym. Warto dzielić się dobrymi praktykami, dlatego właśnie czytasz ten tekst. Zapraszam do przeczytania 5 porad, dzięki którym Twoja praca zdalna stanie się produktywna.

1. Praca zdalna to nie urlop

Jeżeli chcesz pracować efektywnie, musisz jasno wytyczyć granicę pomiędzy strefą pracy a życiem domowym. To podstawowa zasada, która determinuję wydajność pracy. Pracując w domu czyha na Ciebie mnóstwo różnych rozpraszaczy, które odbiją się na Twojej produktywności.

Często spotykam się z opinią – “Pracujesz w domu? Pewnie większość czasu spędzasz w łóżku?”. Przecież każdy kto wstaje codziennie rano, ogarnia się i poświęca czas na dojazd do pracy wolałby pracować zaraz po wstaniu – w łóżku. Osobom, które nie miały okazji pracować zdalnie wydaje się, że to idealne miejsce do wykonywania zadań. Nic bardziej mylnego! Koc, herbata, poduszka kojarzy nam się z odpoczynkiem, a nie pracą. Mózg w moment przechodzi w stan rozluźnienia, a po chwili można się zorientować, że zasnęliśmy z laptopem na kolanach.

Gdy zaczynałem swoją pracę zdalną będąc jeszcze pracownikiem etatowym (a był to wtedy tylko jeden dzień zdalny w całym tygodniu pracy) szybko zauważyłem, że dzięki takiej formie pracy zyskuje więcej czasu. Nagle nie musiałem wykonywać porannych rytuałów, nie poświęcałem czasu na dojazd, a rozmowy ze współpracownikami dotyczyły konkretów. Okazało się, że pracując z domu, robię to efektywniej i wszystkie zadania mogę wykonać w kilka godzin. 

Fizyczna obecność w domu nie oznacza, że jesteś dostępny w tym czasie dla rodziny czy znajomych. Nie oznacza to również, że posprzątasz w kuchni, odkurzysz czy wyniesiesz śmieci. Nie, odbieranie przesyłek od kuriera to też nie najlepszy pomysł. W efekcie, jesteś trochę w domu, a trochę w pracy, ale nigdzie na 100 procent. Podziel swój czas na pracę i życie domowe, ustal konkretne granice, których będziesz przestrzegać. Praca to zawsze praca, tylko pracując zdalnie to Ty jesteś sobie szefem i sam musisz zadbać o jej organizację.

2. Sporządź listę zadań i nadaj im priorytety

W pracy zdalnej bardzo ważny jest rozkład dnia, czyli lista zadań i celów które są do wykonania oraz czas, w którym chcemy to zrobić. Bez ułożonego planu istnieje tendencja do rozwlekania wszystkiego. W efekcie mimo, że pracujemy cały dzień to właściwie nic konkretnego nie zrobiliśmy.

Moją dobrą praktyką działania jest tworzenie dwóch list – strategicznej oraz doraźnej. W strategicznej zapisuje kroki, które należy podjąć by zrealizować projekty. To cele, których wykonanie jest rozciągnięte w czasie. Druga lista – doraźna zawiera małe zadania, których realizacja zajmuje stosunkowo krótki czas, czyli np. wystawienie faktury, wysłanie maila z ofertą itp. Dzięki tym listom wiem, na jakim jestem etapie i jakie czekają mnie następne kroki.

Warto szacować czas, w którym wykona się dane zadanie. Wykreślanie z listy to również motywacja, dzięki której można być jeszcze bardziej efektywnym a na koniec dnia czuć satysfakcję z wykonanych zadań. Cele oraz zadania powinny być mierzalne i realne do wykonania. Nic nie demotywuje tak, jak niekończąca się lista niezrealizowanych jeszcze zadań.

3. Ustal czas, w którym pracujesz

Praca zdalna wymaga ram czasowych. Warto ustalić sobie czas, w którym chce się wykonać określone zadania. Te ramy nie muszą być sztywne, niemniej warto ich przestrzegać. Istnieje bowiem ryzyko, że będziemy się obijać przez dziesięć godzin a wykonamy tyle samo pracy, ile moglibyśmy zrobić w cztery godziny. Ani jedno ani drugie nie jest jednak zdrowe.

Gdy zacząłem pracować jako pracownik etatowy w formacie 4 dni w domu, 1 dzień w firmie, to wpadłem w pewną pułapkę. Nałożyłem na siebie presję by szybko skreślać zadania z listy. Swoją pracę wykonywałem sprawnie i szybko. Często pojawiały się sytuację, że przez 4-5 h nie odchodziłem od laptopa. Po takim codziennym schematycznym maratonie byłem wykończony psychicznie, a z drugiej strony zacząłem czuć, że nie spełniam się w pracy. Wydawało mi się, że zaczynam się lenić, mam zbyt dużo czasu dla siebie i nie angażuje się w 100 procentach.

Z drugiej strony rozwlekanie zadań w czasie nie jest wcale dobrym rozwiązaniem. Każdy z nas ma w ciągu dnia momenty większej i mniejszej efektywności. Jedni wolą pracować nad ranem, inni po obiedzie a jeszcze inni są nocnymi markami. Warto ustalić swój plan pracy tak, by odpowiednio wykorzystać czas a z drugiej strony być dostępny dla swoich klientów w kluczowych godzinach do kontaktu. Praca zdalna sprzyja elastyczności, ale warto korzystać z tego mądrze.

4. Ustal zasady z domownikami

Warto jasno i konkretnie ustalić zasady współżycia z domownikami podczas pracy zdalnej. Masz prawo wymagać, by Ci nie przeszkadzali i mieli szacunek dla Twojego czasu. Warto mieć przestrzeń tylko dla siebie, w której nikt nie będzie Ci przeszkadzał. Pamiętaj, że domownicy, którzy wstają rano do pracy niekoniecznie będą zadowoleni, że jeszcze śpisz. Mimo tego dopasowywanie się do cudzego harmonogramu wyjść i powrotów może psuć Twoje plany. Pamiętaj, że to Ty ustalasz swoje godziny pracy.

To, że pracujesz w domu nie oznacza również, że przejmujesz wszystkie domowe obowiązki. Zarządzanie domem należy do każdego domownika, a Twoje zadania domowe nie powinny być wykonywane w czasie trwania pracy. Jeżeli masz dzieci, które wracają ze szkoły do domu lub akurat nie są w szkole to jasno zakomunikuj zasady, które panują w tym czasie. Nie bój się stawiać granic i również Ty ich przestrzegaj.

5. Praca to czynność, nie miejsce

Niezależnie gdzie jesteś – czy w restauracji z widokiem na morze w Gdańsku, czy w co-work w Warszawie. Pracować można wszędzie, gdzie stworzysz sobie warunki do pracy i będziesz mieć odpowiednie narzędzia. Jeżeli pracujesz poza biurem, Twój przełożony powinien oceniać Cię z efektów Twojej pracy a nie czasu, który na to poświęcasz. Zaryzykowałbym stwierdzeniem, że to samo powinno tyczyć się pracowników biurowych.

Nie każdy umie pracować w domu. To zrozumiałe, dlatego warto zmieniać miejsca i samemu dopasować swój styl pracy. Kawiarnia lub restauracja też mogą być dobrym miejscem, o ile będziesz się potrafić skupić.
Po okresie przejściowym, w którym potrzebujesz czasu na przyzwyczajenie, praca stanie się bardziej efektywna.

Mam nadzieje, że tym poradnikiem pomogę Ci w efektywniejszej pracy zdalnej. Sam jestem jej miłośnikiem i bardzo cenie sobie czas, który mam dla siebie. Pamiętaj, by wychodzić do ludzi i spotykać się z nimi – kontakt online nie zastąpi kontaktu twarzą w twarz. Praca zdalna może być naprawdę bardzo fajna, jeżeli pokierujesz nią z głową. Daj znać w komentarzu, jeżeli masz inne sposoby na pracę zdalną, które polecasz! 

Tymczasem, jeżeli zainteresował Cię ten poradnik, to zapraszam do odwiedzenia mojej Bazy Wiedzy, w której znajdziesz inne poradniki i artykuły.

do przeczytania,